Politique de remboursement et d’annulation des prestations CalmeQuant.

1. Champ d’application

La présente politique s’applique aux prestations de service proposées par CalmeQuant : programmes de résilience pour équipes, audits d’hygiène de travail, ateliers, conférences et accompagnements individuels. Les clients de CalmeQuant sont principalement des organisations (clients professionnels). Dans certains cas, des personnes peuvent bénéficier d’un accompagnement individuel financé à titre privé.

Lorsque la législation applicable (notamment en matière de droit de la consommation) prévoit des droits spécifiques pour les consommateurs agissant à des fins non professionnelles, ces dispositions s’appliquent en priorité et complètent la présente politique.

2. Annulation avant le début de la mission

2.1. Annulation par le client professionnel

Pour les clients professionnels, les règles suivantes s’appliquent sauf stipulation contraire dans le contrat ou le devis :

• Annulation communiquée par écrit plus de 30 jours calendaires avant la première intervention planifiée : aucun honoraire pour les interventions non réalisées n’est facturé, mais les frais déjà engagés (réservations, déplacements non remboursables, préparation spécifique) peuvent être facturés.
• Annulation entre 30 et 15 jours calendaires avant la première intervention : jusqu’à 30 % du montant total de la mission peut être facturé, en tenant compte de la préparation déjà réalisée.
• Annulation moins de 15 jours calendaires avant la première intervention : jusqu’à 60 % du montant total de la mission peut être facturé.

Lorsque des acomptes ont été perçus, ils peuvent être imputés sur les montants dus. Si l’acompte excède le montant dû, la différence peut être remboursée ou imputée sur une mission ultérieure, selon accord entre les parties.

2.2. Annulation par un client particulier (le cas échéant)

Lorsqu’une personne physique agit en consommateur et conclut un contrat soumis au droit de rétractation prévu par la loi, les droits de rétractation légaux sont appliqués conformément aux dispositions en vigueur. Les modalités pratiques (délai, formulaire, conséquences) sont alors communiquées individuellement.

3. Annulation ou modification en cours de mission

Une fois la mission entamée, la préparation réalisée, les interventions déjà effectuées et les frais définitivement engagés ne sont pas remboursables. En cas d’arrêt anticipé à l’initiative du client :

• Les jours et sessions déjà réalisés sont dus intégralement.
• La préparation spécifique (analyse, conception de supports) déjà effectuée peut être facturée au prorata de ce qui a été livré ou utilisé.
• Les interventions planifiées peuvent, selon les cas, être annulées sans frais supplémentaires ou faire l’objet d’une indemnité, conformément au contrat.

Dans certains cas, il est possible de transformer une partie de la mission initiale en autre format (par exemple : remplacer des ateliers par un audit ou une restitution écrite). Ces réaménagements sont examinés au cas par cas.

4. Report d’interventions

Lorsque des impératifs opérationnels exigent un report (incident majeur, indisponibilité imprévue d’une équipe, changement de priorités critiques), CalmeQuant s’efforce, dans la mesure du possible, de reprogrammer les interventions sans frais supplémentaires, sous réserve de disponibilité.

Un nombre limité de reports peut être accepté sans impact sur le tarif. En cas de reports répétitifs ou de reprogrammations entraînant des frais additionnels (déplacements, logistique), un ajustement peut être proposé et soumis à l’accord du client.

5. Annulation ou report à l’initiative de CalmeQuant

En cas d’empêchement exceptionnel (maladie, événement imprévu, situation de force majeure), CalmeQuant peut être amené à reporter une intervention ou, dans des cas rares, à l’annuler.

• En cas de report, une nouvelle date est proposée dans les meilleurs délais, en concertation avec le client, sans frais supplémentaires.
• En cas d’annulation définitive d’une intervention déjà payée et ne pouvant pas être replanifiée dans un délai raisonnable, les montants correspondant à cette intervention sont remboursés.

6. Procédure de demande de remboursement

Toute demande de remboursement doit être formulée par écrit et adressée à CalmeQuant à l’adresse électronique suivante : [email protected], en mentionnant :

• Les coordonnées de la personne ou de l’organisation cliente.
• Le numéro de la facture concernée.
• La référence de la mission ou du programme.
• Le motif de la demande de remboursement.

CalmeQuant examine la demande à la lumière des engagements contractuels, de la présente politique et de la législation applicable, puis communique une réponse argumentée dans un délai raisonnable.

7. Cas de force majeure

Lorsque l’exécution d’une mission est rendue impossible ou significativement compliquée par un évènement de force majeure (catastrophe naturelle, conflit, décision administrative, crise sanitaire majeure, etc.), les modalités de report, d’adaptation ou de remboursement sont discutées entre CalmeQuant et le client afin de trouver une solution équilibrée.

8. Relation avec les contrats et conditions particulières

La présente politique fournit un cadre général. En cas de contradiction avec des conditions particulières signées entre CalmeQuant et un client, ce sont ces conditions particulières qui prévalent, dans les limites autorisées par la loi applicable.

Ce texte est fourni à titre d’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Les clients sont invités à consulter leurs conseils habituels (avocat, juriste, etc.) pour toute question relative à l’interprétation de leurs droits et obligations.