Politique de confidentialité de CalmeQuant.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

CalmeQuant SRL
Boulevard des Feuilles 12, 1040 Bruxelles, Belgique
Numéro d’entreprise (BCE) : 0789.654.321
Email : [email protected]
Téléphone : +32 2 808 42 73

CalmeQuant est principalement amené à traiter des données de personnes travaillant dans la tech (collaborateurs, managers, fondateurs, indépendants) et de contacts au sein des organisations clientes ou intéressées par ses services. Aucun délégué à la protection des données n’est désigné formellement, mais toute question liée à la protection des données peut être adressée à l’email ci-dessus.

2. Catégories de données collectées

Les catégories de données collectées varient selon la relation avec CalmeQuant et le type d’interaction (visite du site, demande de contact, participation à un programme, facturation). CalmeQuant veille à ne collecter que les informations pertinentes au regard des finalités poursuivies.

2.1. Données fournies via les formulaires et échanges

• Identité et coordonnées : nom, prénom, fonction, email professionnel, téléphone, organisation.
• Contenu des messages : description de la situation, besoins exprimés, contexte de l’équipe.
• Informations contractuelles : interlocuteurs désignés, rôle dans le projet, périmètre concerné.

Ces données sont collectées lorsque vous complétez le formulaire de contact du site, lorsque vous écrivez directement par email ou lorsque vous participez à un échange de cadrage, à une réunion ou à une visio-conférence avec CalmeQuant.

2.2. Données liées aux prestations

• Données d’organisation : structure des équipes, rôles, principales contraintes de travail.
• Données issues d’entretiens et ateliers : éléments de contexte, perceptions, observations.
• Données de suivi : notes de séance, éléments anonymisés pour les restitutions et synthèses.

Lorsque des programmes impliquent des échanges sensibles, les modalités de confidentialité et de traitement sont expliquées aux participants. Les informations utilisées pour les restitutions sont agrégées ou anonymisées autant que possible.

2.3. Données de facturation et de gestion

• Données d’identification de la société : dénomination, adresse, numéro d’entreprise, TVA.
• Données de facturation : coordonnées de facturation, références internes, historique de paiements.

Ces données sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution des contrats avec les clients de CalmeQuant.

2.4. Données techniques et cookies

Lors de la consultation du site, certaines données techniques peuvent être collectées, comme l’adresse IP abrégée, le type de navigateur, la date, l’heure et les pages consultées, ainsi que des informations liées aux cookies posés sur votre terminal. Pour plus de détails sur ces technologies, consultez la Cookie policy.

3. Finalités et bases légales des traitements

CalmeQuant traite les données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et selon des bases juridiques prévues par le RGPD.

3.1. Gestion des demandes et préparation des missions

Les données fournies via le formulaire de contact ou par email sont utilisées pour répondre aux demandes, analyser la situation présentée, proposer des options d’accompagnement et, le cas échéant, préparer un devis. La base juridique principale est l’exécution de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée ou de l’organisation (article 6.1.b du RGPD), complétée par l’intérêt légitime de CalmeQuant à développer ses activités (article 6.1.f).

3.2. Exécution des contrats et suivi des programmes

Les données des interlocuteurs, des participants et des équipes sont utilisées pour organiser les interventions, animer les sessions, assurer le suivi, réaliser des restitutions et délivrer les livrables prévus. La base juridique est l’exécution du contrat conclu entre CalmeQuant et le client (article 6.1.b) ainsi que le respect d’obligations légales en matière comptable et fiscale (article 6.1.c).

3.3. Amélioration de l’offre et communication raisonnable

Certaines données peuvent être utilisées pour améliorer les contenus, structurer les programmes, affiner les supports et documenter les pratiques. CalmeQuant peut également, dans une approche raisonnable, informer ses contacts de mises à jour importantes de ses services. La base juridique est l’intérêt légitime de CalmeQuant à développer et faire évoluer son offre (article 6.1.f), en veillant à ne pas porter atteinte aux droits et intérêts des personnes concernées.

3.4. Consentement

Dans les cas où la loi l’exige (par exemple pour certains cookies non essentiels ou pour des communications électroniques assimilables à de la prospection), CalmeQuant recueille le consentement préalable de la personne concernée (article 6.1.a). Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité des traitements antérieurs.

4. Destinataires des données et sous-traitance

Les données collectées sont destinées en premier lieu à CalmeQuant et aux personnes qui interviennent dans les missions. Dans certains cas, des prestataires externes peuvent accéder à certaines données dans le cadre strict de la réalisation de leurs services.

• Prestataires informatiques et d’hébergement.
• Solutions de messagerie, de visioconférence et de planification.
• Fournisseurs de comptabilité ou de facturation.

Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants au sens du RGPD et sont tenus par des engagements contractuels en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données. CalmeQuant ne vend pas de données personnelles à des tiers et ne les utilise pas pour des campagnes de publicité de masse.

5. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée limitée, proportionnée aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis supprimées ou anonymisées lorsque leur conservation n’est plus nécessaire.

• Données liées aux demandes d’information : en principe jusqu’à 24 mois après le dernier échange significatif, sauf transformation en relation contractuelle.
• Données contractuelles et de facturation : pendant les durées de conservation prévues par la législation comptable et fiscale applicable.
• Données issues des programmes (notes, observations) : en principe jusqu’à 24 mois après la fin du programme, sauf nécessité particulière ou accord différent avec le client.
• Données techniques et cookies : selon les durées indiquées dans la Cookie policy, généralement plus courtes.

6. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, les personnes dont les données sont traitées disposent de plusieurs droits, exerçables dans les limites prévues par la loi.

• Droit d’accès : obtenir la confirmation qu’un traitement a lieu et, le cas échéant, en recevoir une copie.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit d’effacement : demander l’effacement de certaines données lorsque les conditions sont réunies.
• Droit à la limitation : demander la limitation temporaire d’un traitement dans certaines situations.
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime.
• Droit à la portabilité : recevoir dans un format structuré certaines données fournies et les transmettre à un autre responsable, lorsque cela est applicable.

Pour exercer ces droits, il est possible de contacter CalmeQuant à l’adresse [email protected]. Une preuve d’identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Les demandes sont traitées dans des délais raisonnables et, en principe, dans le mois.

Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, notamment l’autorité de protection des données en Belgique.

7. Sécurité des données

CalmeQuant met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre l’accès non autorisé, la modification, la divulgation ou la destruction. Ces mesures tiennent compte de la nature des données traitées, des risques identifiés et de l’état de l’art.

Parmi ces mesures figurent notamment la gestion des accès, l’utilisation de solutions de communication réputées pour leur niveau de sécurité, la mise à jour régulière des outils et l’attention portée à la confidentialité des échanges, en particulier lors de programmes impliquant des informations sensibles liées au travail ou à la santé perçue des équipes.

8. Transferts internationaux

Les données sont en principe traitées au sein de l’Union européenne. Lorsque des prestataires situés en dehors de l’UE ou utilisant des infrastructures hors UE sont impliqués, CalmeQuant veille à ce que des garanties adéquates soient prévues, par exemple via des clauses contractuelles types ou des mécanismes reconnus par le droit européen.

9. Décisions automatisées

CalmeQuant ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques significatifs fondées uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, dans le cadre des services décrits sur ce site. Les analyses et recommandations sont construites à partir d’échanges humains et de l’expertise mobilisée pour chaque mission.

10. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions des pratiques de CalmeQuant, des services proposés ou des exigences légales. La date de mise à jour sera adaptée en conséquence. En cas de changement important, CalmeQuant peut informer directement ses clients ou contacts habituels.

Ce document a une vocation d’information générale. Il ne remplace pas un conseil juridique individualisé. Les relations contractuelles avec les clients sont également encadrées par les Terms and conditions et, le cas échéant, par des accords spécifiques.